Nebenkostenabrechnung erhalten: Was muss ich prüfen?

Ihr Vermieter schickt die Nebenkostenabrechnung. Unten steht eine Nachzahlung, aber die Tabelle ist schwer verständlich. Prüfen Sie zuerst den Zeitraum, Ihren Kostenanteil und Ihre bisherigen Zahlungen.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung heißt auch Betriebskostenabrechnung. Sie vergleicht Ihren Anteil an den laufenden Gebäudekosten mit Ihren Vorauszahlungen. Vorauszahlungen sind Beträge, die Sie bereits für diese Kosten gezahlt haben.

Zu Betriebskosten können etwa Wasser, Müllabfuhr und Treppenhausreinigung gehören. Welche Kosten Sie tragen, hängt auch vom Mietvertrag und den gesetzlichen Regeln ab.

Sind Ihre Vorauszahlungen höher als Ihr Kostenanteil, ergibt sich ein Guthaben: Geld zu Ihren Gunsten. Sind sie niedriger, weist die Abrechnung eine Nachzahlung aus: Der Vermieter verlangt zusätzliches Geld. Das allein beweist noch nicht, dass die Berechnung stimmt.

Dieser Beitrag behandelt Mietwohnungen mit Betriebskostenvorauszahlungen. Über solche Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen. Eine vereinbarte Pauschale, also ein fester Kostenbetrag, ist davon zu unterscheiden. BGB, § 556 Absätze 1 bis 3

Was steht in diesem Brief?

Achten Sie auf vier Bereiche:

• Wohnung und Zeitraum: Stimmen Adresse und Wohnung? Für welche Monate gilt die Abrechnung? Passt Ihr eigener Mietzeitraum?
• Kosten des Hauses: Welche Ausgaben nennt die Tabelle? Prüfen Sie besonders unklare Sammelposten.
• Ihr Anteil: Der Verteilerschlüssel zeigt, wie der Vermieter Kosten aufteilt. Das kann beispielsweise nach Wohnfläche oder erfasstem Verbrauch erfolgen.
• Vorauszahlungen und Ergebnis: Welche Zahlungen zieht der Vermieter ab? Ergibt die Rechnung tatsächlich das genannte Guthaben oder die Nachzahlung?

Nicht jede Kostenart folgt demselben Verteilerschlüssel. Vereinbarungen und besondere gesetzliche Regeln können eine Rolle spielen. BGB, § 556a

Muss ich etwas tun?

Vergleichen Sie die Abrechnung mit Ihrem Mietvertrag und Ihren Zahlungsnachweisen. Kontrollieren Sie, ob alle geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt sind. Eine hohe Nachzahlung allein zeigt noch keinen Fehler.

Prüfen Sie auch die Kostenarten. Verwaltungskosten und Reparaturkosten gehören nicht zu den Betriebskosten. Laufende Wartungskosten können dagegen je nach Kostenart dazugehören. Wartung bedeutet regelmäßige Pflege und Kontrolle einer Anlage. BetrKV, § 1 und § 2

Fehlt eine Erklärung, fragen Sie konkret nach dem betreffenden Posten. Sie können Einsicht in die Belege verlangen, also etwa in die zugrunde liegenden Rechnungen. Der Vermieter darf diese Belege elektronisch bereitstellen. BGB, § 556 Absatz 4

Halten Sie konkrete Fehler schriftlich fest. Nennen Sie den Posten und erklären Sie, was nicht stimmt. Bewahren Sie Ihre Nachricht und einen Nachweis der Übermittlung auf.

Welche Fristen gibt es?

Unterscheiden Sie drei Punkte:

1. Abrechnung durch den Vermieter: Die Abrechnung muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das vollständige Kalenderjahr 2025 ist das grundsätzlich der 31. Dezember 2026. Nur rechtzeitig abzuschicken reicht nicht.

Bei einer verspäteten Abrechnung ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das bedeutet: Er ist dafür nicht verantwortlich.

2. Ihre Einwendungen: Das sind konkrete Beanstandungen gegen die Abrechnung. Teilen Sie diese spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mit. Spätere Einwendungen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Auch hier gibt es eine Ausnahme bei einer Verspätung, für die Sie nicht verantwortlich sind. BGB, § 556 Absatz 3

3. Zahlung: Die zwölf Monate für Einwendungen sind keine zwölfmonatige Zahlungsfrist. Beachten Sie die Zahlungsangaben und klären Sie Unstimmigkeiten zeitnah. Die Regeln zum Zahlungsverzug stehen gesondert im Gesetz. Verzug bedeutet rechtlich relevante Verspätung bei einer geschuldeten Zahlung. Dafür müssen bestimmte gesetzliche Voraussetzungen vorliegen. Eine Mahnung, also eine Aufforderung zur Zahlung, kann dabei wichtig sein. Die gesetzliche 30-Tage-Regel gilt gegenüber Verbrauchern nur mit einem besonderen Hinweis und weiteren Voraussetzungen. BGB, § 286

Was passiert, wenn ich nichts mache?

Sie riskieren, die Frist für konkrete Einwendungen zu verpassen. Eine berechtigte Nachforderung verschwindet durch Schweigen nicht. Fällig bedeutet: Die Zahlung ist jetzt geschuldet. Bei Zahlungsverzug können weitere Kosten entstehen. BGB, § 288 Ob und wann Verzug eintritt, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab.

Ist die Forderung unklar, lassen Sie Abrechnung und Zahlungsfrage rechtzeitig gemeinsam prüfen. Dafür kommen etwa ein Mieterverein oder eine Rechtsberatung infrage.

Zum Schluss

Prüfen Sie Zeitraum, Kostenverteilung und Vorauszahlungen getrennt. Notieren Sie den Zugang der Abrechnung und die genannten Zahlungstermine. So behalten Sie offene Fragen und unterschiedliche Fristen im Blick.

Quellenstand: 17. September 2026. Allgemeine Information, keine Prüfung eines einzelnen Mietverhältnisses.